Hardloopwedstrijd organiseren? Check deze tips

Nu de restricties rondom COVID-19 alweer meer dan een jaar achter ons liggen, staan er weer volop sportieve evenementen op de agenda. Misschien heb je er zelf al eens aangedacht om een hardloopwedstrijd te organiseren, maar weet je niet goed waar je moet beginnen.

Met een goed plan, een flinke dosis enthousiasme en energie én de juiste voorbereidingen kom je al een heel eind. Om je een handje te helpen bij een hardloopwedstrijd organiseren, hebben we een aantal handige tips en tricks voor je verzameld. Denk aan portofoons huren, routes uitstippelen en vergunningen aanvragen.

Begin met een duidelijk hardloopplan

Voordat je een wedstrijd op de hardloopkalender zet, moet je een duidelijk plan met planning hebben. Bedenk vooraf onder andere voor wie je de hardloopwedstrijd wil organiseren. Ben je van plan om het voor een heel dorp te organiseren of houd je het klein met mensen uit de buurt en/of je kenniskring? Daarnaast moet je goed kijken naar de verschillende afstanden die je aanbiedt in combinatie met de fysieke gesteldheid van de mensen waarvan je hoopt dat ze mee gaan doen. Het is aan te raden om voor meerdere afstanden te gaan (die je écht goed moet uitstippelen en moet opmeten) zodat mensen zelf kunnen kiezen welke afstand ze gaan rennen. Zo is de wedstrijd toegankelijk voor een groter publiek.

Kijk of je vergunningen nodig hebt

De kans is groot dat je wanneer je voor een grotere groep mensen een hardloopwedstrijd wil organiseren je vergunningen aan moet vragen. Hoewel een melding bij de gemeente soms voldoende is, moet je in andere gevallen een evenementenvergunning vanuit de gemeente hebben. Neem daar goed de tijd voor zodat je geen regels overtreedt. Er zijn momenteel gelukkig geen restricties meer in Nederland wat betreft COVID-19 waar je rekening mee moet houden, maar het kan zeker geen kwaad om ook te kijken naar overige lokale regels met betrekking tot het organiseren van een evenement zoals een hardloopwedstrijd.

Benodigdheden voor een hardloopwedstrijd

Heb je de vergunning geregeld en beschik je over een hardloopplan met de locatie en de juiste afstanden? Dan is je volgende stap om te kijken naar de diverse benodigdheden die je moet hebben voor een hardloopwedstrijd. Het is afhankelijk van je eigen wensen wat je zoal nodig hebt met betrekking tot aankleding en details. Het regelen van fysieke hardloopnummers is bijvoorbeeld wel erg leuk, maar kan ook op een digitale manier worden geregeld. Waar je in ieder geval wel aan moet denken zijn de volgende onderdelen:

• Goede registratie van de deelnemers
• Vrijwilligers die je willen helpen bij de inschrijving van deelnemers
• Afzetlint om de route te markeren en af te zetten
• Verkeersregelaars met portofoons en duidelijk zichtbare kleding aan
• Portofoons huren in het algemeen; deze komen ook erg van pas voor de communicatie vanuit de organisatie
• EHBO voor het geval mensen last krijgen van pijn of andere hardloopkwaaltjes
• Een duidelijk startpunt en een finish waar wat eet- en drankkraampjes te vinden zijn.
• Duidelijke punten waar eventueel kan worden gestopt. Zorg voor meerdere van dit soort punten op de route
• Kijk of je ergens medailles kan regelen. Een leuke gadget of een cadeaubon voor de winnaar is leuk, maar een medaille is meestal echt een goed aandenken.

Investeer in écht goede vrijwilligers

Een hardloopwedstrijd organiseren kan niet zonder de hulp van vrijwilligers. Wanneer je een potje geld hebt, is het natuurlijk fijn om mensen zoals verkeersregelaars en medewerkers achter de bar te kunnen betalen. Maar: wanneer je voor de eerste keer een wedstrijd organiseert die heel lokaal is, is de kans klein dat je daar geld voor hebt. Dat betekent niet dat je zomaar iedereen aan moet nemen voor de klus. Ga op zoek naar écht goede vrijwilligers die zo'n dag succesvol maken. Zet daar altijd wat tegenover, zoals een gezellige barbecue, een waardebon of iets anders leuks.

Ga op zoek naar kwalitatieve tijdsregistratie

Waar je ook zeker aan moet denken bij het organiseren van een hardloopwedstrijd is het regelen van goede tijdsregistratie. Bij kleine of lokale wedstrijden gebeurt dit nog te vaak met de hand, waardoor er al gauw foutjes worden gemaakt. Dat is absoluut niet leuk voor de deelnemers; zij willen maar wat graag hun exacte tijd weten. Daarbij kan zo'n klein onderdeel een groot verschil maken voor de uiteindelijke uitkomst. Ga daarom op zoek naar kwalitatieve tijdsregistratie waar je misschien iets meer voor moet betalen. Hardlopers willen dit meestal ook liever en zullen daarom niet de moeilijkste zijn om daar een of twee euro voor in te leggen.